ทำความรู้จักกับ e-Office

สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

เทคโนโลยีสารสนเทศ เริ่มมีบทบาทสำคัญต่อสังคมมนุษย์ เมื่อปลายคริสตวรรษที่ 19 (ค.ศ.1988-1997) จวบจนปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำรงชีวิตในสังคมเป็นอย่างมาก เทคโนโลยีสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม กล่าวคือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ มีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ บันทึก ประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจัดทำรายงานต่างๆ แต่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ วิทยุ โทรทัศน์ โทรสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ บริการอินเตอร์เน็ต ในการกระจายสารสนเทศที่ได้จากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ไปสู่บุคคลหรือวงการต่างๆ ต่อไป จะเห็นว่าสารสนเทศจะมีบทบาทต่อบุคคลหรือประเทศชาติได้นั้น ต้องอาศัยเทคโนโลยีในการจัดการทั้งสิ้น โดยเฉพาะเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วกว่าเทคโนโลยีชนิดอื่นๆดังนั้นมนุษย์จึงนำคอมพิวเตอร์มาใช้จัดการกับ สารสนเทศมากกว่าเทคโนโลยีชนิดอื่นๆ เช่นกันแต่ในความเป็นจริงแล้ว มีเทคโนโลยีอีกหลายรูปแบบที่สามารถนำมาจัดการและเผยแพร่สารสนเทศได้ เช่น ระบบโทรศัพท์ โทรเลข โทรสาร เคเบิลทีวี เป็นต้น แต่เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่สามารถจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศได้ดีเท่ากับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เราจึงนิยมใช้คอมพิวเตอร์ จัดการสารสนเทศทุกสาขาวิชาชีพทั่วโลก วัตถุประสงค์ในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับงานสารสนเทศ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ของหน่วยงานต่างๆ ให้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น โดยเฉพาะงานจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร ซึ่งมีอยู่เป็นจำนวนมากในแต่ละหน่วยงาน จนสำนักงานในปัจจุบันนี้เรียกได้ว่าเป็น “สำนักงานไร้กระดาษ” (Paperless office) ปัจจุบันได้มีการนำระบบสำนักงานไร้กระดาษ และระบบการสื่อสารภายในองค์กรมาประยุกต์การทำงานร่วมกันกับระบบฐานข้อมูลและสารสนเทศ เพื่อให้มีการบริหารจัดการ และสั่งการผ่านเครื่อข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งมักเรียกกันว่า Office work flow หรือ e-Office

ลักษณะที่สำคัญของ e-Office
หากพิจารณาการดำเนินงานตามสภาพความเป็นจริงในหน่วยงานของมหาวิทยาลัยพบว่า ภายในมหาวิทยาลัยในแต่ละวันมีการใช้เอกสารกันเป็นจำนวนมาก ส่วนหนึ่งของเอกสารมาจากนอกมหาวิทยาลัย ซึ่งเป็นการติดต่อมาจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกมหาวิทยาลัย เอกสารที่มาจากภายนอกจะได้รับการลงรับที่หน่วยงานกลาง เช่น กองกลาง ของสำนักงานอธิการบดี จากนั้นจะแยกแยะ จำแนก และส่งต่อ เอกสารหลายชิ้นต้องทำการคัดลอกถ่ายสำเนาแล้วส่งต่อ โดยเฉพาะการส่งกระจายเพื่อการรับรู้หรือแจ้งเพื่อทราบ
กองกลางหรือหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัย จะต้องส่งหนังสือหรือเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ หน่วยงานต่าง ๆ ที่อยู่กระจาย หรืออยู่ที่ห่างไกลย่อมต้องใช้เวลาในการขอส่งข้อมูล ขณะเดียวกัน เอกสารจำนวนมากมีลักษณะการเดินทางแบบทางเดียวและมีลักษณะแจ้งให้ทราบ นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่กระจายแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือหนึ่งไปหลาย ๆ หน่วยงาน
หน่วยงานในมหาวิทยาลัยมีจำนวนมากก็เป็นแหล่งที่สร้างกำเนิดเอกสารต่าง ๆ เช่นกัน เอกสารเหล่านี้อาจจะเป็นหนังสือราชการ ติดต่อสื่อสาร หรือการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ การดำเนินกิจกรรมใช้เอกสารเป็นตัวนำ ดังนั้นหน่วยงานทุกแห่งในมหาวิทยาลัย จะทำงานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสาร และเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อออกไป การดำเนินการจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง

กลไกที่เปลี่ยนจากอานาล็อกมาเป็นดิจิตอล
เห็นได้ชัดว่า เอกสารที่เป็นกระดาษเดิมที่เข้ามาจากภายนอกจะได้รับการปรับเปลี่ยนให้เป็นเอกสารดิจิตอล แล้วนำมาเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ กลไกที่สำคัญที่จะต้องกระทำคือ การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิตอล โดยปกติเอกสารที่สร้างมักจะสร้างด้วยเวิร์ดโปรเซสซิ่ง ซึ่งก็เก็บเป็นไฟล์อยู่แล้ว จึงสามารถปรับปรุงให้เป็นดิจิตอลได้ทันที แต่สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษก็สามารถแปลงให้เป็นดิจิตอลได้ไม่ยากด้วยการใช้เครื่องสแกนเนอร์ แปลงเป็นรูปภาพและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ได้เช่นกัน สิ่งที่สำคัญคือ หากเอกสารเกิดที่ใด หรือเข้าที่ใด หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบต่อเอกสารหน่วยแรกได้ดำเนินการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอลได้แล้ว ขบวนการทำงานในขั้นต่อมาจะกระทำได้ง่าย ทั้งการจัดเก็บ การประมวลผล การส่งต่อ หรือการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ เอกสารทุกชิ้นที่เป็นดิจิตอลสามารถส่งไปบนเครือข่ายด้วยความเร็วสูง โดยเฉพาะการทำงานบนเครือข่ายย่อมทำให้ลดระยะเวลาของการดำเนินการลงได้มาก ผู้ใช้ส่งข้อมูล หรือรับข้อมูลได้ทันทีทันใด

พฤติกรรมการทำงานต้องเปลี่ยนแปลง
งานระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบผลสำเร็จได้ต้องอาศัยการดำเนินการร่วมกันทั้งระบบ ตั้งแต่จุดเกิดของเอกสารหนังสือ จุดรับเอกสารหนังสือต้องแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอล และจัดเข้าสู่ระบบ สำหรับผู้ใช้เอกสารจะเป็นผู้ขอรับเอกสารแบบเดิมที่มีคนนำเอกสารมาส่งไม่ได้แล้ว จะต้องเป็นผู้เรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์เพื่อรับเอกสารมาเอง การทำงานภายในองค์กรจึงต้องเปลี่ยนมาเป็นแบบเชิงรุกคือ วิ่งเข้าหาข้อมูลข่าวสารคือ การเรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์ เพื่ออ่าน นำเอกสารมาใช้ หรือคัดลอกมาดำเนินการต่อ

การทำงาน e-Office ต้องเป็นขั้นตอน
เมื่อหน่วยงานต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัยเรียนรู้และเข้าใจการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดีแล้ว การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะแพร่หลาย โดยเฉพาะผู้สร้างจะสร้างเพียงครั้งเดียว จากนั้นกระจายร่วมกันใช้ได้ทุกหน่วยงาน
เมื่อเอกสารภายในมหาวิทยาลัยเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ แบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็เกิดตามมาได้อีกหลายอย่าง เช่น วาระการประชุม และเอกสารประชุมเป็นอิเล็กทรอนิกส์ เราก็จะทำ e-Meeting หรือการประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ มีการนัดหมายหรือส่งหนังสือเชิญแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีการดำเนินการภายในอีกหลายเรื่องที่เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารที่ทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน งาน e-Office จึงสร้างคุณค่าการทำงานได้มาก

หน่วยงาน จะได้อะไรถ้าหันมาใช้ e-Office

สิ่งที่เด่นชัดของการดำเนินการ e-Office คือ การทำงานภายในของหน่วยงานจะรวดเร็วขึ้น การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว แม้การส่งข้ามคณะ สำนัก สถาบัน ก็จะไปได้ทันที ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของมหาวิทยาลัย การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน
การจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยจะดีขึ้น จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น
สิ่งสำคัญอย่างมากคือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร หากลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายของมหาวิทยาลัยลงไปได้มาก

e-Office จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับประชาคม ที่เป็นผู้ใช้ จะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมมาใช้เอกสารแบบ e-Document ให้มากขึ้น

ระบบ Fax Server ลดการใช้กระดาษแฟกซ์

ในการทำระบบ e-office อีกจุดที่มีการใช้กระดาษจำนวนมาก ก็คือการรับส่งแฟกซ์ ซึ่งถ้าเปลี่ยนมาใช้ระบบ Fax Server ก็จะช่วบลดปริมาณการดาษได้เป็นจำนวนมาก และยังสะดวกในการจัดเก็บดูแล