เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทางเลือกใหม่ของสำนักงาน ไร้กระดาษ

sohodox ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

อาจจะเป็นเรื่องเหลือเชื่อสำหรับหลายคน หากจะบอกว่าปัจจุบันข้อมูลข่าวสารหรือ ข้อความต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้กระดาษจะสามารถส่งถึงกัน ภายในเวลาชั่วพริบตา แถมมีความยืดหยุ่นในการจัดการ แก้ไขและแจกจ่ายไปยัง จุดหมายปลายทางที่แท้จริงได้อย่างแม่นยำ ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานเพิ่มขึ้น

ที่สำคัญ คือ ลดปัญหาการสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษเกินความจำเป็น และประหยัด งบประมาณเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานด้วย

แต่ถ้าจะบอกว่าการส่งข้อมูลข่าวสารหรือข้อความต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบของเอกสาร ที่ใช้กระดาษจะสามารถส่งถึงกันภายในเวลาชั่วพริบตาและที่สำคัญ ลดปัญหาการสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษ คือ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์”(e-Document) ซึ่งเป็นการทำงานโดยอาศัย เครือข่ายอินเตอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต ในยุคเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารหรือไอซีทีกำลังได้รับความนิยมแล้ว หลายคนคงพอจะเคยได้ยินและสัมผัสกันมาบ้าง

อย่างไรก็ตาม บางคนที่ไม่เคยสัมผัสและได้ยินมาก่อน หรืออาจมีความเคลือบแคลงสงสัยถึง ความหมาย ลักษณะการทำงานและประโยชน์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่แท้จริง

ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของ IT DIGEST ON-LINE ที่จะต้องทำความเคลือบแคลงสงสัย ให้กระจ่าง เพื่อความรู้ความเข้าใจในโลกไอซีทีเช่นนี้

โดยพื้นฐานแล้ว “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” นับเป็นการทำงานผ่านทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ตหรือ อินทราเน็ต ที่เป็นระบบเชื่อมต่อหรือช่องทางการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร

นั่นก็เพราะ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” เป็นการส่งข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศอื่นๆ ที่ถูกบันทึกลงในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น ผ่านระบบเครือข่ายเชื่อมต่อภายในและภายนอกองค์กรไปยัง เครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพาอื่นๆ ของผู้รับปลายทาง แทนการส่งข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศอื่นๆ ที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้กระดาษ

ทั้งนี้ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” สามารถแบ่งประเภทได้เป็น ไฟล์ข้อมูล ข้อความเวิร์ดโปรเซสเซอร์ อีเมล์ รูปภาพ เสียงและระบบมัลติมีเดีย เป็นต้น โดยแบ่งระบบการบริหารหลักๆ ออกเป็น 3 ขั้นตอน คือ 1. การนำเอกสารเข้าสู่ระบบ ซึ่งทำได้ทั้งในรูปแบบการสแกน อีเมล์และแฟกซ์ เป็นต้น 2. การจัดเก็บเอกสารรูปแบบต่างๆ เป็นดรรชนี ตามประเภทของเอกสารต้นฉบับและ 3. การเรียกดูเอกสารผ่านระบบเครือข่าย

ทีนี้ลองมาฟังผู้ที่สัมผัสกับ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” โดยตรงกันบ้าง ว่ามีความคิดเห็นอย่างไรกับแนวทางการจัดการเอกสารรูปแบบใหม่นี้

นายครรชิต มาลัยวงศ์ ที่ปรึกษาคณะกรรมการ บริษัท ไอ.ซี.ซี. อินเตอร์เนชั่นแนล จำกัด (มหาชน) อดีตรองผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) และอดีตผู้อำนวยการศูนย์บริการสารสนเทศทางเทคโนโลยี (ศสท.) ซึ่งมีประสบการณ์ในการทำงานทั้งกับภาครัฐและเอกชน เล่าว่า หลังจากที่รัฐบาลมีนโยบายในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ไอซีที) มาส่งเสริมพัฒนาในภาครัฐ (e-Government) ภาคการผลิต (e-Industry) ภาคการพาณิชย์ (e-Commerce) ภาคการศึกษา (e-Education) และภาคสังคม (e-Society) ดังนั้นในอนาคตแนวโน้มการกระทำธุรกรรมกับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน รวมทั้งการดำเนินธุรกิจ จะต้องอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมากขึ้น โดยเฉพาะการดำเนินธุรกิจของเอกชนควรนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันและเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร

นายครรชิต เล่าต่อว่า การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ลระดับองค์กรธุรกิจจะช่วยลดต้นทุน ด้านงบประมาณในการซื้อกระดาษและปริมาณขยะ โดยสามารถนำงบประมาณในส่วนนี้ไปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านอื่นๆ นอกจากนั้น ยังสามารถลดขั้นตอนในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันภายในองค์ ซึ่งถ้ายังไม่มีการจัดการเอกสารแบบดิจิตอล การถ่ายทอดคำสั่งหรือข้อความต่างๆ ต้องทำผ่านทางจดหมายเวียนที่ต้องใช้กระดาษ เสียเวลาและขั้นตอนมาก

ที่ปรึกษาบริษัทไอซีซีฯ แนะว่า การเริ่มต้นใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระดับ องค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน ควรเริ่มต้นจากพื้นฐานง่ายๆ ก่อน โดยให้บุคลากรมีความรู้ ความเข้าใจ จนคิดว่าเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานแทนการใช้กระดาษ หลังจากนั้นเมื่อมีความคุ้นเคยและมีความชำนาญ ในการใช้เอกสารดิจิตอลแล้วจึงลงทุนเกี่ยวกับ นวัตกรรมใหม่ๆ และเครือข่ายภายในองค์กร

“ข้อจำกัดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องระวัง คือ 1. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้อ้างอิงเป็นพยานหลักฐานในศาลได้หรือไม่ 2. กรณีที่กฎหมายกำหนดให้ลงลายมือชื่อในเอกสารเพื่อพิสูจน์ว่า เจ้าของลายมือชื่อได้ทำเอกสารดังกล่าวจริง เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่อาจที่จะ ลงนามได้เหมือนเอกสารโดยทั่วไป 3. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถถูกแก้ไข เปลี่ยนแปลงได้ง่าย หากไม่มีการใช้วิธีการรักษาความปลอดภัยอย่างเพียงพอ” นายครรชิต แนะนำทิ้งท้าย

นางพรรนี สวนเพลง อาจารย์จากมหาวิทยาลัยราชภัฎสวนดุสิต บอกว่า แม้ว่าบริษัทหรือหน่วยงานต่างๆ ในปัจจุบันจะหันมาพึ่งพาเทคโนโลยีการสื่อสารสมัยใหม่ ในการติอต่อสื่อสารทั้งในและนอกหน่วยงาน แต่ระบบการจัดการเอกสารยังคงไว้ ในรูปแบบเดิมๆ ท้ายที่สุดก็ต้องถูกนำมาพิมพ์ลงบนกระดาษเพื่อสานต่อในระบบการดำเนินงาน หลายครั้งข้อมูลนั้นๆ ไปไม่ถึงมือผู้รับที่แท้จริง ไม่ว่าจะด้วยสาเหตุจากการสูญหายหรือ พลัดหลงระหว่างทาง ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานและการสื่อสารลดลง รวมทั้งเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษด้วย ดั้งนั้นเมื่อบริษัทหรือ หน่วยงานเอกชนหันมาใช้ การจัดการเอกสารดิจิตอลระดับองค์แล้วปัญหาเหล่านี้คงหมดไป

ด้านร.ท.อรุณชัย หลวงพิทักษ์ ร.น. ผู้จัดการทั่วไป บริษัท อิมเมจเทคโนโลยี จำกัด ซึ่งดำเนินธุรกิจทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศครบวงจร ในเครือของ บริษัท ดาต้าแมท จำกัด (มหาชน) เล่าว่า ขณะนี้ระบบบริหารจัดการ”เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” ได้มีการค้นคว้าและพัฒนาให้สามารถตอบสนองกับการใช้งานและ ความต้องการขององค์กร ประเภทต่างๆ แบบครบวงจร โดยสามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จาก เอกสารทั่วไปทุกประเภท อีเมล์และโทรสาร ได้ในปริมาณมาก รองรับการขยายงานขององค์กร ได้เป็นอย่างดี นอกจากนั้นยังค้นหาเอกสารที่จัดเก็บในแบบรูปภาพได้

“สำหรับระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ OmniDosc และ OmniFlow ของบริษัท สามารถค้นหาเอกสารได้ทุกรูปแบบไม่ว่าจะเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาไทย ซึ่งเอกสารภาษาไทยที่เป็นภาพ (Image) อาจมีข้อจำกัดอยู่บ้างจึงแนะนำ ให้มีการค้นหาแบบปกติ (Manual) โดยใช้คีย์เวิร์ด (Keyword) ที่มีการระบุไว้ในขั้นตอนการเก็บข้อมูลแทนก็จะแก้ปัญหาได้

ดังนั้นในอนาคตบริษัทจะเร่งพัฒนา เพื่อให้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในเมืองไทยก้าวหน้าและ ได้รับความนิยมแพร่หลายต่อไป” ร.ท.อรุณชัย เล่าโครงการในอนาคต

ด้วยเหตุนี้ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” (e-Document) บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ตหรือ อินทราเน็ต จึงนับเป็นแนวทางสำนักงานไร้กระดาษแนวทางใหม่ ของการทำงานในยุคที่ไอซีที กำลังได้รับความนิยม

แต่ใช้แล้วจะเกิดประโยชน์สูงสุดและมีประสิทธิภาพหรือไม่ ย่อมขึ้นอยู่กับผู้ใช้ว่า จะยอมปรับเปลี่ยนพฤติกรรม ที่ตนเองเคยชินมาเป็นเวลานานหรือไม่ อย่างไร…

ที่มา : ไทยรัฐ